In occasione della partecipazione a fiere, le aziende raccolgono dati personali di clienti, potenziali clienti o fornitori. In fiera, o durante un evento, capita spesso di scambiarsi biglietti da visita e di raccogliere adesioni, iscrizioni, richieste di preventivo tramite moduli cartacei o digitali. La maggior parte dei dati trattati con queste modalit\u00e0 rientra nella definizione di “dato personale”, a partire dal nome e cognome, fino all’indirizzo e-mail o al numero di telefono.<\/p>\n\n\n\n
Una volta trasferiti in azienda, poi, la maggior parte di questi dati vengono archiviati in CRM o banche dati, oppure vengono inseriti in mailing list e utilizzati per l’invio di newsletter, DEM o altre attivit\u00e0 di marketing digitale.<\/p>\n\n\n\n
Spesso il titolare del trattamento non ha una visione chiara di come questi dati verranno utilizzati e, nel tempo, possono emergere aspetti critici legati ad esempio alla gestione delle scadenze dei consensi, o al rispetto delle finalit\u00e0 per le quali i dati sono stati originariamente raccolti.<\/p>\n\n\n\n
La prima cosa da fare durante la programmazione di una partecipazione ad una fiera o ad un evento, \u00e8 progettare una raccolta corretta dei dati personali coerente con l’intero modello organizzativo privacy aziendale, secondo il principio della privacy by design<\/strong> di cui al GDPR. Ecco gli step principali:<\/p>\n\n\n\n Una buona progettazione fa la differenza<\/strong>. In base al principio della privacy by design, infatti, \u00e8 importante definire le finalit\u00e0 del trattamento ancor prima di iniziare a raccogliere i dati. Ad esempio:<\/p>\n\n\n\n L’obiettivo, dunque, deve essere chiaro dall’inizio in modo da poter definire le finalit\u00e0 dei trattamenti previsti e preparare tutti gli adempimenti necessari ad una raccolta lecita.<\/p>\n\n\n\n In particolare, bisogna concentrarsi su:<\/p>\n\n\n\n Gli step appena elencati sono fondamentali per capire quali dovranno essere i contenuti dell’informativa privacy<\/strong> da preparare per la raccolta dei dati e degli altri materiali da portare in fiera.<\/p>\n\n\n\n I partecipanti alla fiera, al momento della registrazione, hanno sicuramente ricevuto un’informativa privacy dell’ente organizzativo della fiera. Questo documento \u00e8 essenziale anche per gli espositori, perch\u00e9 contiene molte informazioni utili a capire come organizzarsi per trattare i dati in modo corretto (e lecito). Ad esempio, \u00e8 gi\u00e0 prevista la condivisione dei dati con gli sponsor e le aziende partecipanti? \u00c8 previsto un consenso specifico da parte dei partecipanti per tale scopo?<\/p>\n\n\n\n Qualora quel documento sia lacunoso o troppo generico, l’azienda potr\u00e0 (e dovr\u00e0) sopperire con una propria informativa privacy dedicata a quella specifica fiera o evento.<\/p>\n\n\n\n Una volta preparata l’informativa contenente tutti gli elementi previsti dal GDPR e utilizzando un linguaggio semplice e chiaro, l’azienda dovr\u00e0 assicurarsi che questa venga letta dalle persone che lasceranno i propri dati. Ci\u00f2 pu\u00f2 essere fatto in vari modi, in formato cartaceo o in formato digitale (ad esempio con un tablet o tramite QR code).<\/p>\n\n\n\n La cosa importante \u00e8 che sia messa a disposizione degli interessati prima di raccogliere i loro dati. Poi, l’informativa dovr\u00e0 essere sempre accessibile a coloro che vorranno verificare quali consensi hanno concesso e a quali condizioni. L’azienda pu\u00f2, ad esempio, renderla disponibile sulla pagina del sito dedicata alla fiera oppure inviarla per email a ciascun interessato al momento della raccolta dei dati.<\/p>\n\n\n\n La raccolta dei dati per eccellenza durante la partecipazione alle fiere \u00e8 quella fatta tramite biglietto da visita<\/strong>. Se ad ogni raccolta di dati personali deve corrispondere un’informativa, allora il biglietto da visita che contenga dati personali non \u00e8 un’eccezione e sar\u00e0 dunque necessario fornire in cambio – sempre prima della raccolta – un’informativa, sia essa cartacea o digitale.<\/p>\n\n\n\n Se si desidera utilizzare quei dati per finalit\u00e0 di marketing \u00e8 sempre necessario raccogliere un consenso specifico.<\/span><\/strong><\/p>\n\n\n\n In alternativa alla raccolta cartacea del biglietto da visita, che pu\u00f2 essere complicata e tradursi in un dispendio di tempo eccessivo, potrebbe propendersi per una raccolta digitale, predisponendo un apposito modulo online per raccolta dei dati e relativo consenso. In questo modo, sar\u00e0 molto pi\u00f9 semplice archiviare le informazioni e conservare la prova del consenso, magari prevedendo l’invio automatico all’interessato a mezzo mail di un riepilogo dei dati personali, completo di link all’informativa accettata.<\/p>\n\n\n\n Secondo il GDPR il consenso va raccolto in modo specifico e inequivocabile. Se le finalit\u00e0 di trattamento e le modalit\u00e0 di trattamento sono molteplici, allora \u00e8 opportuno prevedere spunte di consenso separate da far selezionare all’interessato. <\/p>\n\n\n\n Se \u00e8 prevista la condivisione dei dati raccolti con terzi \u00e8 necessario raccogliere un consenso per questa specifica modalit\u00e0 di trattamento. La terza parte non \u00e8 solamente l’agenzia che gestisce le newsletter, ma anche il software utilizzato per spedirle, il tool utilizzato per i webinar, il CRM aziendale.<\/p>\n\n\n\n In base ai software utilizzati, bisogna tenere conto dell’eventuale trasferimento di dati extra UE.<\/p>\n\n\n\n Il GDPR ammette anche il consenso acquisito verbalmente, ma in questo caso l’azienda non avrebbe modo di dimostrarlo. Un modo potrebbe essere quello di inviare una mail di riepilogo dei dati personali raccolti, completandolo con il link all’informativa privacy accettata.<\/p>\n\n\n\n Le fotografie rientrano nei cosiddetti dati biometrici<\/strong>, ovvero quei dati personali che si ricavano da caratteristiche fisiche o comportamentali uniche e identificative di ciascuna persona. La disciplina che regola il trattamento dei dati biometrici \u00e8 molto rigida e si caratterizza da un generale divieto di trattamento, a meno che non vi siano particolari condizioni, come il consenso esplicito dell’interessato<\/span><\/strong>.<\/p>\n\n\n\n Quindi, nel caso in cui l’azienda intenda scattare foto o produrre video in cui compaiano interessati, dovr\u00e0:<\/p>\n\n\n\n Una volta arrivati in azienda i dati verranno trattati in modi diversi e per finalit\u00e0 diverse. Organizzare i trattamenti prima della raccolta \u00e8 essenziale per rendere la gestione dei dati pi\u00f9 lineare e semplice. L’azienda dovrebbe:<\/p>\n\n\n\n1. Progettazione<\/h3>\n\n\n\n
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2. Informativa privacy<\/h3>\n\n\n\n
3. Raccolta dei dati in fiera<\/h3>\n\n\n\n
\u00c8 possibile raccogliere un solo consenso per pi\u00f9 finalit\u00e0?<\/h5>\n\n\n\n
E in merito alla condivisione dei dati con terzi?<\/h5>\n\n\n\n
Consenso verbale, \u00e8 possibile? <\/h5>\n\n\n\n
4. Foto e video realizzati in fiera<\/h3>\n\n\n\n
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5. Organizzazione dei trattamenti post-fiera<\/h3>\n\n\n\n